Не так давно писал статью в блоге Toptal про персональный тайм менеджмент, настало время ее опубликовать и на родном — русском. Рассмотрим как time management помогает организовать личное время. Какие инструменты и подходы существуют и чем я пользуюсь в данный момент.
Введение
Вам очевидна необходимость использования некой системы тайм менеджмента? Но не знаете какой она может быть? переходите сразу к «Главные свойства системы».
Просто интересно что же я (в меру ленивый программист, работающий full time удаленно) использую для управлением своим временем? Переходите к «Чем я пользуюсь».
Проблемы персонального тайм менеджмента
Все чаще от разных людей слышу, что у них ни на что не хватает времени, часто не удается даже поесть и поспать. Что говорить уж о свободном времени, которое можно уделить хобби, обучению и просто общению с друзьями и близкими?
В этом нет ничего странного, со временем поток входящей информации только увеличивается. Зачастую то, как мы ее обрабатываем остается прежним и то, что вчера еще работало, сегодня не справляется с нагрузкой.
Важно понимать, что не может быть единственного верного варианта. В зависимости от задач и требований подходы могут быть совершенно разные. По-этому ниже будут не просто перечислены возможные варианты, а показана эволюция от простого понимания в голове “сегодня нужно поработать и сходить в кино” до разных инструментов и методологий организации личного времени.
Постепенно вы сможете выстроить свою систему управления личным и рабочем временем. Вполне возможно, данная статья поможет вам сделать первый шаг.
Главные свойства системы управления временем
Какую бы вы систему не придумали, какими бы инструментами не пользовались — можно выделить 3 главных свойства. Они напрямую влияют на качество организации времени и задач, которые будут сделаны.
Доверие самому себе и системе
Поставив себе ту или иную задачу нужно быть 100% уверенным в том, что в нужный момент времени она даст о себе знать. Какой смысл, если о том, что “взять распечатку на встречу” напомнило о себе когда вы уже стоите перед дверьми переговорки? Отсутствие системы и ее ненадежность примерно одно и то же.
Тайм менеджмент должен быть простым
Что произойдет, если для того, чтобы добавить задачу “позвонить Алисе через час” вам нужно
- пройти 2 этапную аутентификацию,
- найти нужный каталог
- … и только тогда добавить задачу, сделав еще 4 клика?
Правильно, вы запишите напоминание на клочке бумаге. Потом поставите будильник… Или используете что угодно, кроме вашей системы. Добавление, редактирование и просмотр обязаны быть простыми настолько, что проще этого быть ничего не должно быть by design.
Доступность системы управлением временем
Вы сделали 100% надежную, очень простую и эффективную систему управления своим временем с использованием ежедневника и доски со стикерами… Но она у вас дома. А вы в кафе, ждете счет и пытаетесь вспомнить кому же в ближайшее время хотели позвонить. С современными технологиями, смартфонами и быстрым доступом в интернет нет ничего сложного в том, чтобы носить тонны документов, напоминаний и записных книжек с собой в кармане.
Эволюция подхода тайм менеджмента
Список дел на день на сегодня
Еще в начальной школе родители пытались приручить меня к тому, чтобы составлять распорядок дня на следующий день. Таким образом появился, наверное, первый в моей жизни инструмент тайм менеджмента — список дел на день. Нечто вроде ежедневника. Идея, особенно если дел не так уж и много, здравая, но я столкнулся с одной серьезной проблемой…
если задача не была выполнена в конкретный день, она переносилась на следующий
Таким образом, один сорванный план приводил к снежному кому. А он продолжал накапливаться день за днем и уже через несколько дней список дел можно выкидывать и составлять новый. Выполнить его становится невозможно, более важные задачи будут все время смещать менее значительные. Список будет разрастаться и скоро пойдет в помойку.
если возникает неотложное дело на сегодня, то весь план опять рушится.
Календарь — помощник в тайм менеджменте
Следующий логичный шаг — календарь.
Вместо того, чтобы составлять план на день вперед и наращивать долг на завтра нужно попытаться спланировать наперед. Раскидать задачи по дням и, в случае чего, перенести на другие даты.
Календарь сам по себе очень удобная штука управления временем. Он позволяет запланировать отдельную задачу на конкретное время. Но если попытаться использовать его для организации вообще всех дел, можно столкнутся с рядом вопросов, которые исключительно календарем решить не просто (а как мы помним, простота — важный фактор системы):
- Существуют задачи, выполнение которых не привязано к определенной дате
- Купить молоко. Когда купить молоко? По дороге домой мимо магазина? Очевидно! Но когда это будет — далеко не каждый сможет ответить.
- У разных задач могут быть разные “контексты” — личные планы, рабочие обязанности, срочные дела, менее срочные и тд. Все это уместить компактно в один календарь тяжело.
Итого, календарь — отличный инструмент, но только лишь для задач, который должны быть сделаны в строго определенное время. Если задача планируется на завтра… но может быть сделана и послезавтра, а может и через полчаса — ей не место в календаре.
To-do листы
Если календарь не подходит для задач, то можем использовать что-нибудь никак не привязанное к датам. Для этого вполне неплохо подходят to-do листы. Мы можем завести отдельные списки, и задачи в нем помечать тегами — рабочие, домашние, важные, менее важные и тд. Главные плюсы таких списков — то, что они максимально простые сами по себе и не привязаны к определенному сроку выполнения.
Если есть задачи, но выполнение их строго говоря не привязано ко времени, то, уйдя в отпуск на неделю, две, три, они не потеряют актуальность, в то время как, используя лишь календарь, пришлось бы перелопатить все свои задачи и запланировать их заново.
Делегирование задач и контроль исполнения
Смысл управления своим временем в том, чтобы позволить себе структурировать выполнение задач, распределив задачи по времени, важности и сложности выполнения.
Но я вижу для себя еще одну задачу — посвятить свои часы тем проблемам, которые могу решить максимально эффективно и вряд ли кто-то другой это сможет сделать лучше, быстрее или качественнее. И желательно, чтобы эти дела приносили удовольствие.
Отсюда вытекает еще один метод управление временем — делегирование. Что если есть задача, которой вам не очень хочется заниматься, но зато есть люди, которым выполнить ее и проще и быстрее и вообще это их профессия? (Я сейчас не говорю о прямых рабочих обязанностях, за выполнение которых платит работодатель). В ваших силах избавить себя от неинтересной для вас работы попутно освободив время для задач, которые должны сделать именно вы а еще вы займете другого человека.
Отговорки от попыток делегирования
Я знаю много отговорок почему часто даже и не пытаются что-либо делегировать другим людям:
- Проще сделать самому (даже попутно разобравшись в новой области), чем объяснить что я хочу,
- Не хочу тратить деньги (работа ведь не бесплатная) на “непонятные вещи”,
- Я сделаю лучше чем кто-то другой (а даже если хуже, зато сам).
Для себя я определил (а может уже ранее где-то слышал или вычитал) критерии, когда можно делегировать задачу:
- Мне не интересно этим заниматься,
- Есть человек, которым будет интересно сделать это,
- Большой шанс, что человек хотя бы на 80% сделает это так же качественно как бы сделал я,
- Для меня это дешевле чем сделать самому
Тут важно понимать, что я ни в коем случае не говорю, что можно взять и сравнить оплату в час, важно учитывать время, которое требуется, чтобы вникнуть в тему, в то время как другой человек может уже иметь необходимые компетенции.
Не обязательно, чтобы все пункты выполнялись разом, необходимо принимать решение для себя, руководствуясь ощущениями конкретно определенной задачи.
Примеры эффективного делегирования
Я пишу эту статью на русском языке, потому что это мой родной язык, чтобы потом отдать для перевода на английский.
Тут дело не в том, что я не смогу написать ее сразу на иностранном языке. Писать на русском мне проще, приятнее и быстрее, потому что я могу выразить свою мысль более четко, а перевод отнимет у меня значительно больше времени чем у переводчика.
После поездки образовалось много видео, которые хочется склеить в клип. Можно сделать самому, если есть настроение, но можно отдать в монтаж — тут смотрю по настроению,
Уборка квартиры. Это ведь тоже делегирование, можно сделать ее самому, а можно пригласить уборщицу.
Автоматизация и упрощение
Кроме больших задач, которые первыми приходят в голову при слове тайм менеджмент существуют еще маленькие дела, которые тем не менее отнимают порой немало времени.
Если вы замечаете, что время от времени повторяете однотипную задачу — подумайте как ее можно упростить или вообще автоматизировать. Тратите на действие 3 секунды? (Например, переключить вкладку тоже ведь мини задача). Сократите это время до 1 секунды. Пусть это событие происходит 20 раз в день на протяжении рабочей недели, тогда за год вы освободите себе от 2 до 3 часов!
Примеры автоматизации
- Максимально использовать горячие клавиши при работе за компьютером. Время, потраченное на наведение и клик мышкой порой гораздо дольше чем просто нажать на 3-4-5 кнопок.
- Сократить количество задач над которыми работаете в один момент времени, желательно до одной. Особенно если речь идет о творческих или профессиях, требующих концентрации, переключение контекста выполнения задачи может занять и 5 и 15 минут.
- В работе я использую ноутбук, но на рабочем месте у меня стоят еще устройства — большая клавиатура, большие мониторы, наушники и т.д. Упростить подключение всей периферии можно просто используя док станцию.
- На работе я использую 2 больших монитора и 1 маленький — от ноута, подключенного к док станции. Это позволяет вынести большой кусок информации на экран, убрав другие части интерфейса не далеко, но все же на отдельные устройства.
- Обычно я выключаю внезапные нотификации (звук, вибрацию) в рабочих чата. Они могут выдергивать из контекста каждую минуту, не давая сконцентрироваться на задаче. Если все-таки что-то срочное, то всегда могут написать именно в личку, а это происходит гораздо реже.
Не менее важно, уделяя времени таким упрощениям и автоматизациям не переусердствовать. Может получится, что вместо того, чтобы пойти заварить себе чай вы будете собирать робота, который сделает это за вас. Тут как и в любой оптимизации — улучшаем не все подряд. Оптимизируем то, что может быть улучшено минимальными ресурсами и принесет максимальный результат.
Методология GTD
Методология GTD (Getting things done), предложенная Дэвидом Алленом собирает инструменты и объединяет в структурированную и четко работающую систему. В одном пункте статьи довольно сложно описать то, что разбирает автор напротяжении целой книги по тайм менеджменту.
Главные концепции и workflow очередной задачи, которую мы перед собой ставим, можно увидеть на иллюстрации:
Не стоит подробно останавливаться на концепции и описании методологии тайм менеджмента (что можно сделать, прочитав книгу — она довольно познавательная). Я просто хочу выделить главные концепции управления временем и задачами, на сколько мне удалось их понять:
- Выполняя какую-либо задачу, даже просто отдыхая, необходимо целиком погружаться в процесс. Для этого необходимо забыть обо всех других задачах. Этого можно добиться, перенеся всё, что ранее было в голове в другое место: календарь, заметки, to-do листы, напоминания и тд,
- Важно понимать, почему в данный конкретный момент времени делаешь ту задачу. А еще важнее понимать почему не делаешь и какие есть еще задачи.
- Делая выбор “чем заняться сейчас” каждый раз система помогает подобрать задачу именно на конкретную обстановку и в конкретный момент времени. Есть желание поболтать — можно заняться обзвоном из списка задач для контактов. Есть минутка у компьютера — можно отправить письма или заказать товар на сайте.
- Необходимо вынести абсолютно все в данную систему. Не должно быть повода сомневаться в целостности системы, иначе вы перестанете ей доверять.
- Умейте сказать “нет”. Не важно насколько крутая у вас система, она не позволит больше, чем вы физически в силах сделать. Поэтому, как ни странно, очень важный элемент управления временем — умение отказаться от выполнения той или иной задачи. Ваш друг попросил помочь написать простенький сайт, потому что “ты же программист”? Оцените сколько у вас это времени займет (особенно если вы не веб программист). На основе построенной системы управления временем и личных ощущений дайте ответ.
Чем я пользуюсь с точки зрения тайм менеджмента
Как и обещал — сейчас разберу те инструменты, на которых я остановился. Все перечисленное — субъективно, возможно вам понравится что-то еще, подходящее под ваши нужды.
Google как главный «источник правды»
Главная прелесть, которая для меня очень важна — одна учетная запись. По возможности количество инструментов пытаюсь свести к минимуму, помня о принципе простоты для системы.
Inbox — входящие задачи
Главный принцип для меня — inbox должен быть пуст (не считая прикрепленных писем как заметок). Входящая — часто задача, которую можно удобно “выполнить” или “отложить” на определенное время.
Calendar как главный инструмент
То что Android == Google делает календарь от гиганта идеальным календарем, который всегда с собой в кармане, и на компьютере и вообще везде.
Напоминания
Google предоставил возможность добавлять напоминания очень удобными средствами и в вебе и на мобильном устройстве.
Rememberthemilk
To-do листы были отдельной проблемой, потому что их огромное множество, пришлось перепробовать довольно много из них.
https://www.rememberthemilk.com
Я довольно долго выбирал инструмент, который удовлетворял бы требованиям управления временем
- Максимально простое добавление задач с установкой приоритета, тэгов, напоминаний и тд,
- Кроссплатформенное решение для компьютера и мобильных устройств,
- Возможность разбить задачи по спискам/проектам.
- Smart строка просто бомба, можно без помощи мыши, кликов и тд, одной лишь клавиатурой создать задачу, добавить ее в проект, прикрепить тэги (создав новые), добавить приоритет и добавить место, в котором необходимо выполнить задачу.
Этапы задачи
- Входящая задача сортируется
- Если ее можно сделать прямо сейчас, делаю,
- Если ее нельзя сделать сейчас
- Можно ли ее сделать (или может быть это будущая встреча)
- Если можно сделать
- Надо ли сделать в определенное время
- Да — добавляю напоминание в календарь
- Нет — добавляю в rememberthemillk
- Если нет, добавляю событие в календарь
В ходе такого простого алгоритма любая задача, даже сама простая попадает либо в календарь (если точно известно время выполнения, например позвонить папе через 2 часа), либо попадает в to-do лист и ждет своей очереди.
to-do лист делится на разные проекты, а задачи тэгируются, например есть тэги
- wait — задача ожидает чего либо,
- next — задача, которую делаю как появилось время, желание или что-либо еще,
- shop — необходимо выполнить в магазине, можно прийти в супермаркет, открыть этот список и посмотреть что можно купить из списка,
- pc — задача для работы за компьютером,
- contact — позвонить кому-либо.
Таким образом все задачи со сроком будут сделаны в срок (потому что занесены в календарь). Eсли есть желание чем-то заняться — оно будет выбрано относительно контекста и приоритета.
Заключение
Задачи у всех разные, менталитет и привычки тоже. Любую систему тайм менеджмента стоит пробовать на себе, подгонять под свои нужды. Делать так, чтобы ей было пользоваться удобно именно в вашем случае. Настроенный процесс не просто позволяет организовать день, но и более четко осознавать перспективы, отслеживать прогресс по своим целям. Работая удаленно, далее стоит задуматься о том, как эффективно общаться с коллегами.
Не тратьте время и усилия на то, чтобы вспомнить задачи и понять чем из этого сейчас хочется заниматься. Доверьтесь свой системе тайм менеджмента.
Теперь, когда мы знаем про управление собственным временем, давайте посмотрим, что может упростить жизнь удаленному разработчику?
